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答辩及学位工作的流程与系统操作说明

来源:  发布日期:2020-06-04 

学位论文答辩

流程:学生提交答辩申请à答辩秘书维护答辩委员会信息、答辩学生分组à导师审核答辩申请à分委会主席审核答辩申请à学生打印答辩(含学位申请)材料

答辩后续工作:答辩秘书录入答辩结果à答辩秘书上传答辩记录及决议书à学院查看答辩结果、记录及决议书上传情况

(一)学生提交答辩申请

1.操作:学生登录系统à毕业与学位à学位论文答辩申请à完善答辩相关信息à提交

2.“答辩秘书”字段,点击“选择”后输入答辩秘书姓名

3.提交答辩申请时,需要分别确认提交学位论文修改说明、答辩申请、学位申请(仅毕业暂不申请学位的研究生可选择“取消”),一旦确认等同于本人签名。

(二)答辩秘书维护答辩委员会信息、答辩学生分组

1.答辩秘书维护答辩委员会信息

1)操作:登录系统(答辩秘书身份à答辩申请管理à答辩委员会信息à点击“新增”à维护该答辩委员会信息à点击“保存”à维护答辩委员会成员信息

2)疫情防控期间,答辩地点字段需填写答辩场所(答辩委员会成员集中的教室或会议室)、视频答辩平台名称及会议链接

3)若同时负责多个小组答辩,注意名称字段做好区分

4)维护答辩委员会成员信息可逐条添加或下载模板后上传。

2.答辩学生分组

1)设置分组操作:答辩学生分组à选择答辩委员会à勾选(可多选)学生à点击“设置分组”à下载答辩记录和答辩决议书

2)取消分组操作:选择“已分组”状态à选择答辩委员会à勾选(可多选)学生à点击“取消分组”à重新设置分组

3)特别注意如需删除答辩委员会(已分配学生),必须对该组学生进行取消分组操作后再删除。

(三)导师审核答辩申请

1.操作:登录系统à毕业学位管理à答辩申请审核

2.审核学生答辩申请时,需要分别确认通过学生学位论文修改说明、答辩申请,一旦确认等同于本人签名

3.审核不通过可点击“驳回重新提交”,学生可修改答辩申请信息后重新提交。

(四)分委会主席审核答辩申请

1.操作:登录系统(分委会主席身份à答辩申请管理à答辩申请审核

2.审核学生答辩申请时,需要分别确认通过学生答辩申请,一旦确认等同于本人签名

3.审核不通过可点击“驳回重新提交”,学生可修改答辩申请信息后重新提交。

(五)答辩后续工作

1.答辩秘书录入答辩结果

操作:登陆系统(答辩秘书身份à答辩申请管理à答辩结果录入à勾选学生(可多选)à录入表决详情à点击“批量更新勾选”

2.答辩秘书上传答辩记录和答辩决议书(按照提示说明上传)

3.特别注意!如不录入答辩结果,学生无法提交“授予数据核对”。

4.学院查看答辩结果、记录及决议书上传情况

1)答辩秘书录入答辩结果,上传答辩记录和决议书后学院可查看,提醒未录入答辩记录或未上传答辩记录和决议书的答辩秘书。

2)操作:登陆系统à毕业à论文答辩管理à答辩记录决议书查看(可在线查看答辩结果、答辩记录、答辩决议书)

3)特别注意!如答辩秘书不录入答辩结果,学生无法提交“授予数据核对”。

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、博士生科研成果登记

流程:博士生扫描科研成果→博士生提交科研成果→导师审核科研成果→学院审核科研成果

(一)博士生扫描科研成果

所有上传材料为PDF格式,具体内容如下:

1.学术论文包括期刊封面、目录、论文全文等材料,如论文被收录,须提供教育部科技查新站出具的检索证明报告;

2.开具电子检索证明报告的方式

①将论文信息发送邮件至shiyoukejichaxin@126.com,切记不要发送论文原文

②论文信息参照参考文献的格式编辑,需要姓名(中国学生提供中文姓名),论文题目,期刊名,出版年份,论文类型(SCI,EI,中文核心)等信息。

中文文章需要开EI证明的,需提供论文英文标题

④如果有多篇论文请标好序号。

3.科技成果奖励包括获奖证书等证明材料;

4.授权专利包括专利授权证书等证明材料;

(二)博士生提交科研成果

以发表学术论文为例

1.维护信息操作:登陆系统→科研管理→发表学术论文登记→阅读提示→点击“新增“→选择导师论文或完善论文信息→上传附件→保存

2.选择学位申请标准

1)操作:选择学位申请条件→标记学位论文→上传检索证明报告(如论文被收录上传,否则跳过此操作)→点击“提交”

2)特别提醒!按照学位标准中规定的要求(期刊或论文等级、数量等)标记对应论文,如选择“在JCR期刊分区表1区期刊或者影响因子大于6.0(含)的期刊上至少发表1篇学术论文”,选择1篇符合要求的论文在标记论文处选择

(三)导师审核科研成果

1.操作:登陆系统→学生成果管理→学生发表论文审核→批量下载收录证明(如需对照审核)→在线查看附件及论文信息(支持在线修改信息)

2.审核通过:勾选论文后点击“确定”;

审核不通过:勾选论文后点击“驳回提交”,学生可修改后重新提交。

3.学生科技成果奖励、授权专利审核方法同上。

(四)学院审核科研成果

1.操作:登陆系统→学位→科研成果管理→学生发表论文审核→批量下载收录证明(如需对照审核)→在线查看附件及论文信息(支持在线修改信息

2.审核通过:勾选论文后点击“确定”;

审核不通过:勾选论文后点击“驳回提交”,学生可修改后重新提交。

3.学生科技成果奖励、授权专利审核方法同上。

4.特别提醒!

是否标记字段指:学生按照学位标准中规定的要求(期刊或论文等级、数量等)标记对应论文,如选择“在JCR期刊分区表1区期刊或者影响因子大于6.0(含)的期刊上至少发表1篇学术论文”,选择1篇符合要求的论文在“标记论文”处选择“是”。

②受下载容量限制,如需批量下载附件建议分批多次下载。

5.无法登陆系统的博士研究生,学院收取博士生学术论文电子材料,包括:学术论文自审清单(完成本人及导师签字)及全套复印件(含期刊封面、目录、全文),每人建立一个文件夹,按“学号_姓名”命名,文档要与自审清单的顺序、内容对应。审核通过后OA发送电子版至学位办公室。

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、毕业及学位申请

流程:学生提交毕业及学位申请à学生提交学位授予数据à学院审核学位授予数据

(一)学生提交毕业及学位申请

1.操作:登陆系统à毕业与学位à毕业及学位申请

2.毕业暂不申请学位的研究生点击仅毕业暂不申请学位,不进行后续流程

3.毕业同时申请学位的研究生点击“毕业及学位申请”

(二)学生提交学位授予数据

1.操作:点击“毕业及学位申请”后自动进入“授予数据核对”界面,参照说明确认、维护各项信息;离开此界面需重新进入的,可通过毕业与学位à授予数据核对进入

2.特别提醒申请者逾期不报视作放弃此次学位申请。学位信息是学位证书、信息上报和学位认证的唯一重要依据,请务必高度重视!如因个人误填、错填、漏填等原因导致学位信息无法上报,后果自负!

(三)学院审核学位授予数据

1.操作:毕业à学位申请管理à学位授予数据审核à导出“研究生基本信息登记表”

2.导出数据后按照审核内容及要求审核,符合要求的审核通过;否则驳回重新提交。

3.待全部审核通过后导出数据表——“研究生基本信息登记表

2.审核内容及要求如下表

附件含研究生、导师、答辩秘书、院办(含分委会管理的系统操作指南,请按需下载参照使用。