利用学校资金进口设备的，要进行学科论证；利用科研费进口设备的，要经学院领导同意方可办理。流程如下：
（1）与外商进行技术谈判，20万元以上的进口设备，要进行招标，按我校招标办法进行；与科研与设备处及时沟通，共同确认谈判结果，签订技术合同；
（2）与外贸代理公司就中介代理的费用及服务情况，进行外贸谈判；以技术合同为基准，签订外贸合同；凭外贸代理公司的付款通知单，购买教师办理付款手续；
（3）办理免税和机电审，由设备管理科负责，海关要求免税单位指定一人办理；购买教师负责书写一份免税申请书，字数不少于600字；提供图片等相关材料，协助设备管理科到北京海关办理免税；进口设备的机电审查，由设备管理科负责，在网上申请，到教育部取单；
（4）送货、验收和存档，外贸代理公司负责报关取货，并送货上门；最终用户联系外商和设备管理科共同开箱、安装、调试和培训，最后出具调试报告；仪器设备负责人配合设备管理科和档案科进行设备存档工作。