各学院及有关项目负责人：
学校2015年初根据基金委通告要求报送了2015年国家自然科学基金资助项目结题材料；目前，经其核准我校共计31个项目获准结题（具体清单见附件1）。根据“中国石油大学（北京）科研项目管理办法（试行）”规定，科研项目验收结束后，项目负责人应及时办理技术归档，将科研项目全套技术资料移交给校综合档案馆存档备查。现就相关事宜通知如下：
一、材料要求
项目负责人应严格按照“中国石油大学（北京）科研项目管理办法”第三十六条规定，提供申请立项、阶段进展以及结题验收项目等相关资料。归档主要材料至少包含：（1）项目申请书；（2）项目批准通知书；（3）项目计划任务书；（4）资助项目结题报告；（5）核准结题通知；（6）成果登记表；（7）其他必要材料。
其中1-5项由科学技术处提供；6-7项由负责人提供，其中第6项成果登记表需通过科研管理系统提交生成，第7项其他必要材料视情况提供。
二、归档程序
1、请各学院组织项目负责人登录“中国石油大学（北京）科研管理系统”（http://kyglxt.cup.edu.cn/）填写科研项目归档信息，上传核准通知扫描件（见附件）；提交后即可通过系统打印成果登记表1份。具体填写方法和步骤见附件3。
2、项目负责人携带成果登记表和相关材料，到科学技术处项目一科（新办公楼北楼1204房间）领取科技处提供材料。
3、项目负责人将全套存档资料提交学校档案室（新办公楼南楼4层东段）。待档案室完成接收后，将档案室开据的“档案接收证明”交至科学技术处项目一科。
4、科学技术处收到“档案接收证明”，为项目负责人出具“通过核准结题自然基金经费卡处理通知单”；负责人携带经费卡和“通过核准结题自然基金经费卡处理通知单”到财务处办理经费卡延期手续。结余资金应专门用于基础研究的直接支出，不得挪作它用。项目完成2年后（即经费卡设定的有效期）结余资金仍有剩余的，学校将按原渠道退回国家自然科学基金委员会。
5、本项工作应在2015年11月30日前完成。
6、若不明事宜，请与科学技术处联系。科学技术处联系人：左博文，联系电话：89739013。
科学技术处
2015年11月12日