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关于集中开展“十二五”纵向项目归档工作的通知(第一批)

来源:项目一科  作者:王静娴  发布日期:2016-09-08 
 
各学院(研究院)及相关项目负责人:
根据《中国石油大学(北京)科研项目管理办法》规定,以及在各种检查、巡视中出现的科技档案材料不规范的情况,为加强学校科技档案规范化管理,学校决定集中开展纵向项目以及衍生外协项目的归档工作,现就相关事宜通知如下:
一、归档范围
1.2011-2015年签订的已完成纵向项目;
2.“十一五”期间(2006-2010)立项并“十二五”期间(2011以来)完成的重大纵向项目;
3.2011-2015年签订的已完成纵向项目衍生外协项目;衍生外协项目作为来源纵向项目重要组成部分,应与来源纵向项目一起归档。
二、归档期限
本次集中归档工作截止日期为20161130日。
三、归档材料
(一)纵向项目
1.项目立项类材料:申请书(申报书)、立项批复材料等;
2.任务合同类材料:如任务书(合同书、协议书等)、预算书、任务调整方案、各类变更材料等材料原件;
3.技术研究类材料:如开题论证报告、中期检查报告、年度报告、技术研究报告、实验原始记录等;
4.财务经费类材料:如预算调整、结题决算报告、审计报告以及财务验收材料等;
5.验收结题类材料:如结题/验收报告材料、验收意见(含验收专家组名单)等材料原件;
6.其他材料:成果登记表、卷内备考表、卷内文件目录、科研项目归档确认表等(具体见附件2)。
注意:在纵向项目在实施过程中,不一定包含上述1-5部分列示的全部材料,归档具体材料视实际有无情况提供,但归档至少包括合同书(任务书)、研究报告、验收意见等材料。
(二)衍生外协项目
外协单位资质审查表、外协合同、研究报告、审批表(科研管理系统运行后的项目没有此表)、结题登记表、各种开题/验收材料;卷内备考表、卷内文件目录、科研项目归档确认表等与来源项目一并填写。
四、归档流程:项目归档具体流程见附件3
五、其他事项
1. 我校作为合作单位承担的专题研究任务,若上级部门无专门针对专题研究任务出具验收意见,可使用上一级课题验收意见进行归档。按照档案管理要求,验收意见应为原件,若甲方只有一份原件,要求甲方在验收意见复印件加盖红章。
2.技术研究报告用章说明:由学院开具用章证明到综合楼A102加盖学校公章。技术报告原则上不得包含决算,若包含决算,需先加盖财务决算章后,方可加盖学校公章。
3.本次集中归档后,今后如有审计、检查、巡视等情况,所有项目相关材料均到档案馆调取。
4.对于由于各种原因不完成归档的项目,负责人应提供承诺书(附件4),今后如有审计、检查、巡视情况,项目材料由负责人自行提供。
5.本次归档工作由专人按照具体项目类别分别负责,办公地址综合楼A1213房间,电话:89735032。具体分工如下:(1)李杰:负责国家级项目、教育部基金、北京自然基金以及部分各种人才计划项目;(2)马英华:负责软科学类、省部级科技项目、开放课题项目等。
 
附件:(全部附件通过学院单独下发)
1、待归档项目清单(第一批)
2、归档需要表格
3、项目归档具体流程
4、科研项目不归档承诺书
科学技术处  
档 案 馆  
2016年9月12