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协同工作

发布日期:2009-12-08 

协同工作

     协同处理支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载,以及附件加载。协同信息可以通过转发邮件,将信息传递到协同以外的工作人员。协同工作包括:新建事项、待发事项、已发事项、待办事项、已办事项和督办事项六个功能。

新建事项

     建立新的协同工作,选择协同的工作流程,上传本地文件和输入数据项。通过选择关联项目与项目联合,形成项目协同。

操作步骤

     第一步:点击一级菜单“协同工作”,选择“新建事项”,进入新建事项页面,输入标题(标题不能为空,禁止输入非法字符)和正文内容。

     第二步:如需上传附件,点击“插入”菜单,选择“本地文件”,打开上传文件对话框,选择所要的附件上传。如该流程需督办可在“督办设置”中设置督办人员、督办期限和督办主题,对该协同进行督办。

     第三步:点击“流程”输入框,在弹出的选人界面选择处理节点的人员,确定流转方式是并行还是串行,也可以用已经设置好的个人流程。

     第四步:根据工作需要可设置该协同的重要程度、流程期限、关联项目以及是否提前提醒和预归档。

     第五步:点击 “发送”菜单,即完成协同事项的发送。流程到达节点会收到系统消息提醒,发送后的协同显示在已发事项列表页面中。

建立流程操作

     第一步:建立流程,鼠标点击流程输入框中的“点击新建流程”,弹出选择人员的页面。

      在下拉框中显示系统设置的所有组织结构;左区罗列该部门的所有人员;右区是选定需要在协同流程中执行的人员。鼠标点击左区,选择部门,根据选定的部门人员,选择人员,按“→”,选定到执行人区域。如果直接选择部门按“→”,表示整个部门被选定; 按“↑”“↓”进行发送顺序的调整。根据工作的具体情况选择“并发”、“串发”、“多层”。
      并发:发起人发起流程后,各节点同时收到信息。
      串发:发起人发起流程,流程中每个节点依次处理(上一节点处理完毕后,下一节点才能收到)。
      多层:一个流程中有并发与串发的结合应用。
      第二步:按“确认”按钮,确认流程后,自动退出该页面,回到“新建协同”操作页面,同时流程节点的信息显示在数据项“流程”中。

 
编辑协同流程节点
      在新建协同过程中通过编辑流程可以进行协同流程的节点修改,如增加节点、删除节点、替换节点和设置节点属性。在新建协同页面,点击“编辑流程”,弹出编辑流程对话框,选中流程中的某个节点,编辑流程。

      增加节点:可以在当前节点后面增加一个或多个节点。
      删除节点:可以删除选中的节点。
      替换节点:可以重新选择该节点人员或部门。
      节点属性:可以对选中的节点权限进行修改。
      选择“节点属性”,弹出设置节点权限对话框,用户可以查看到节点的执行人,并可设置该节点属性。

处理协同事项
     处理发送给自己的协同
     第一步:当屏幕右下角出现“A8协同 ” 系统消息提醒框时,表示有新的事项要求进行处理,直接点击协同事项标题,即可进入处理页面。也可以在个人空间的“待办事项”列表中,点击事项标题进入处理页面。
     第二步:点击“处理”按钮,在文本输入框中填写处理意见,也可点击“加签”或 “转发”,还可点击“高级”按钮对该协同进行“修改正文”、“减签”、“回退”、“当前会签”、“知会”、“终止”。
     第三步:用户可以根据需要选择相应的功能进行操作,如“意见隐藏”、“添加附件”、“跟踪”、“处理后归档”、“处理后删除”等。
     第四步:选择“提交”、“暂存待办”或“存为草稿”按钮中的一个。处理时修改了流程的操作,如“加签”“减签”“当前会签”“知会”只有在点击“提交”、“暂存待办” 后生效,点击“存为草稿”,只保留处理意见,对流程进行的修改不生效,恢复到原流程。

     加签:用户可以在流程中,在自己和下一个节点之间加入一个或多个节点人员。进行加签操作后并不立即提交后台,只是刷新当前的流程图。
     转发:用户可以将当前正在处理的协同事项转发给其他人员。转发时,系统将生成一个新的协同事项,内容与原协同事项相同,只是流程变为当前用户发向被转发用户。
修改正文:事项接收者可以修改事项正文,系统将记录每个修改者的姓名和修改时间,并在事项属性下面显示。
     减签:用户可以在流程中删掉当前节点的下一个节点人员。进行减签操作后并不立即提交后台,只是刷新当前的流程图。
     回退:用户可以将流程回退至前一节点,回退前可以加注意见、态度等。
当前会签:在当前节点添加人员形成临时会签组,该协同只有当会签组的人员全都处理完才会流转到下一节点。
     知会:用户可以将当前正在处理的协同事项知会给其他人员。
     终止:如果用户点击“终止”,流程将在该用户处停止流转,流程图上该节点显示终止状态,该用户的后续节点将不会接收到该事项。


督办事项
     协同督办由协同发起人设置督办人员,可以在新建协同事项页面、已发事项页面设置督办信息。督办人员可以跟踪催办协同处理人员,可以更换处理人员或处理流程,并查看处理情况。
     第一步:督办人员从一级菜单“协同工作”点击“督办事项”,进入督办事项页面。
     第二步:督办人员要给某督办事项的处理节点人员发送催办信息,点击督办事项催办数据项下的蓝色小喇叭,弹出催办信息框。
     第三步:在该页面上选择要催办的人员,点击催办按钮,弹出催办信息框,勾选催办人员,输入催办信息,点击“确定”,发送催办信息,会给出催办信息成功的提示信息框,之后点击“关闭”,关闭催办流程框。