第一章 总则
第一条 根据《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发[2016]50号）等文件精神、《中国石油大学（北京）科研项目管理办法》等文件要求，为加强我校校外协作科研项目（以下简称“外协项目”）管理，切实保障我校权益，规范外协科研经费支出，特制定本办法。
第二条 外协项目是指我校作为委托方与其他单位所订立的科学研究项目合同。凡是与我校合作开展科学研究或技术协作，研究经费超过3万元（含）的均须订立书面合同。外协项目合同签订必须遵守国家有关法律、法规，遵循真实、自愿、合理、公平、诚信等原则。
第二章 项目分类
第三条 根据经费来源和性质，外协项目分合作方外协项目和协作方外协项目两类。
合作方外协项目是指我校与第三方或多方合作共同承担上级部门或委托方的科研项目，根据任务书或合同书的约定，为转拨研究经费而订立的外协项目合同。认定标准为：财政资金科研项目来源的合作方外协项目，以下达的任务书认定的合作方为准，项目负责人不得擅自变更；非财政资金科研项目来源的合作方外协项目，在源合同中必须明确约定合作方名称、承担研究任务内容和相应研究经费三方面内容，缺一不可，原则上非财政资金科研项目中合作方经费不得超过项目总经费的30%。
协作方外协项目是指我校因开展科学研究工作需要，利用我校研究经费委托外协单位进行测试化验、数据处理等技术服务，以及开展技术开发、技术咨询及其他科研活动所订立的外协科研合同。其中非财政资金科研项目协作方外协经费不得超过项目总经费的30%。
其他类型如设备加工、车辆租用、房屋租赁、软件购置、原材料采购等类型合同不在本办法管理范围内。
第三章 管理权责
第四条 学校外协项目管理工作由科学技术处牵头，财务处、审计处等职能部门、各学院（研究院）（以下简称“学院”）、我校外协项目负责人协作完成。
第五条 科学技术处作为外协项目主管部门，负责外协项目审核、合同签订及过程管理工作，以及协助完成外协科研经费拨付和监督管理工作。
财务处和审计处分别负责外协科研经费拨付以及监督管理工作，协助上级部门或委托方完成外协经费督查和审计工作；其他部门分别负责与外协项目有关的工作。
第六条 各学院负责审核本单位外协单位资质和履约能力、外协项目合同，外协项目过程管理和监督工作，确保外协项目及时、全面、高质量地完成。
第七条 我校外协项目负责人应为源项目负责人，负责确定研究任务、拟定合同条款、确认外协单位资质和履约能力，监督外协单位规范使用经费，以及外协项目协调、执行、结题和验收等工作。
第四章 外协单位资质审查
第八条 外协单位必须具有承担相关研发工作或技术服务的能力，具备相应资质，确保能够履行合同内容和规范使用经费。外协单位应接受我校资质审查，提供真实、合法、有效的资质审查材料。
第九条 资质审查主要从装备水平、技术能力、研发基础、人员配备、平台资质等方面进行审核，应结合外协项目研究目标的需要，全方位考察履约能力，重点考察业务相关性以及技术能力和研发基础，必要时应进行现场考察。
外协单位如果是全日制本科的高等院校（含国外大学）,各类科研院所以及国有企业,或拥有相关认证资质如CNAS、CMA认证以及软件企业认证、超级计算中心等，并承担与资质密切相关的外协任务的，可免于或相应降低资质审查标准。重点审查民营企业等外协单位。
第十条 在签订外协项目合同前，我校外协项目负责人应就有关关联事项进行声明并遵守回避原则。我校关联人包括源项目负责人、经费负责人及项目参加人员；关联方包括关联自然人、法人或其他组织；关联自然人指与项目执行人有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲以及姻亲关系的人；关联法人和其他组织是指项目执行人本人任职或兼职、或亲属在其中担任重要职务的单位，或者项目执行人及其亲属直接、间接、共同控制或可施加重大影响的法人或其他组织。学校重点审查我校外协项目负责人与其本人或其配偶、亲属成立的公司之间的关联交易。
第十一条 学校相关部门保留对关联事项情况进行后续检查的权利。如果在检查中发现未主动申报关联事项、关联交易显失公平的，学校视情况进行处理。对在关联交易中牟取私利的，学校将移交有关部门处理，追究当事人的相关责任；触犯法律的，移送司法部门处理。
第十二条 外协项目内容涉及保密的，必须按国家和学校有关规定审查承担单位的相关事项。
第五章 审批及管理
第十三条 合作方外协项目应在源合同立项后立即签订外协项目合同并开展研究工作。由我校负责人在科学技术处备案后，严格按照上级部门或委托方的要求，签订外协项目合同，配合过程管理。外协项目完成后，我校负责人提交《校外协作科研项目结题登记表》，双方共同接受上级部门或委托方的验收。
第十四条 协作方外协项目合同应在源合同下达后，按年度预算制定总体外协计划，落实协作单位并在当年度签订外协合同。有年度预算的（如油气重大专项）必须执行外协计划。
外协项目合同以实际签订时间为正式的开始时间,不得为突击支出经费而在项目即将结题验收时集中签订外协合同和拨款。
第十五条 协作方外协项目根据不同情况接受学校的严格管理。合同签订前，我校外协项目负责人必须提交无关联交易承诺书、外协单位履约能力调研报告、资质审查表、外协项目合同文本、源项目预算并按照下列审批权限提交审批：
（一）外协经费10万元以下（含），学院审查后提交科学技术处主管科室审批；
（二）外协经费10-30万元（含），学院审查后提交科学技术处，由科室和主管副处长审批；
（三）外协经费30-50万元（含），学院审查后提交科学技术处，由科室、主管副处长和处长审批；
（四）外协经费超过50万元，学院审查后提交科学技术处，经科学技术处提交主管校长审批。
第十六条 协作方外协科研经费审批额度实行累加制度，任何单位和个人不得通过拆分合同等形式逃避相关审批。累加额度包括：某项目支出外协项目经费总和；或某项目与某协作单位签订外协项目经费总和；或某负责人一年内用不同项目与同一协作单位签订外协项目经费总和（以新签外协科研管理系统提交时间向前一年计）。
第十七条 以下类型协作方外协项目在正式签订合同前必须经过开题论证，开题论证程序按照外协项目管理实施细则执行：
（一）外协单位为国内外高等院校、科研院所以及国有大中型企业，单项外协项目合同额超过30万，累计超过50万元。
（二）外协单位为民营企业的，单项外协项目合同额超过10万元，累计超过20万元。
以上累计均指符合本办法第十六条的。
第十八条 外协项目合同文本可选用国家或学校的格式文本，出版合同、设备租赁合同等可与外协单位协商拟定，与国外单位签订的外协项目合同以中文版为准，如双方对合同条款有歧义的，以中文合同条款为准，外协项目合同文本要充分保障学校权益，严谨规范，合同要件齐备。双方有关人员签字，加盖双方公章或合同章及骑缝章后正式生效。
第十九条 合同生效后，不得随意变更研究内容和有关条款。确需变更的，双方协商一致后，根据项目来源，可按照任务下达方有关管理程序办理，或根据相关审批程序办理。
第二十条 合作方项目研究成果、固定资产归属等按照相关类型项目管理办法或依据项目下达部门的规定；协作方外协项目相关权属必须在外协项目合同中明确约定，原则上应归我校所有。
第二十一条 协作方外协项目完成后，应及时办理结题或验收手续。
（一）采用结题方式的项目
1.未采取开题论证方式的外协项目合同；
2.特殊类型外协项目合同如现场施工、运输、取样、图书出版、设备租赁、制图等内容的外协项目合同。
项目完成后，由我校外协项目负责人向科学技术处提交《校外协作科研项目结题登记表》及相关资料。
（二）采用验收方式的项目
1.所有需要开题论证的项目；
2.验收程序按照外协项目管理实施细则执行。
第二十二条 结题和验收前，我校外协项目负责人必须按照合同约定完成归属我校的软件著作权、专利、样机、装置等国有资产登记工作。负责人需提供相关登记证明材料方可办理结题和验收。
第二十三条 外协项目结题和验收后，外协单位应向我校提交合同约定的全套技术资料，如技术研究报告、测试分析报告、专利、软件等，软件开发合同应按技术规范提交相关资料。相关材料由双方加盖公章后，与源项目一并归档，源项目为科研发展基金的外协项目，可单独归档。
第二十四条 外协项目因故无法按时完成时，我校外协项目负责人应及时经学院向科学技术处报告，学校视情况予以处理。因非主观原因未能按时完成，在项目延期不影响源项目整体进展的情况下，外协单位可申请一定的宽限期。若不能延期且导致各种后果，按照合同约定追究相关人员和外协单位责任。
第二十五条 外协项目因故需要终止或解除时，经双方协商一致，可签署终止或解除协议并根据具体情况完成后续管理程序，如外协单位应向我校移交已完成工作成果和资料，退回部分或全部科研经费等。
第六章 经费管理
第二十六条 外协项目经费拨付原则上必须依据研究工作开展情况，以分期拨付为主。
（一）合作方外协项目经费拨付应按照项目下达部门或委托方拨款计划和进度进行。收到上级拨款后立即拨付相应经费，不得延误，确保项目按期完成；
（二）协作方外协项目应严格按照研究进度分期拨款，一般分项目启动、年度检查、中期检查、验收通过后等阶段拨付，研究目标为软件、样机等产品时应严格按照研发程序拨付。验收通过前不得一次拨付全款，尾款比例不得低于30%；确需一次全额拨付的，必须在项目结题验收后进行。
第二十七条 学校要加强外协项目经费管理：合作方外协项目签订合同时必须根据项目总预算向外协单位下达详细的经费预算，外协单位应按照下达预算使用经费，如需调整，应履行相应的审批程序；协作方外协项目的外协单位必须根据项目需要，规范合理使用科研经费，符合国家法律法规和相关规定。
第二十八条 根据需要，外协单位应向我校提供真实、合法、有效的决算材料和财务凭证，根据要求接受上级部门、监管部门及我校进行的审计。对检查或审计中发现的问题，外协单位应及时采取有效措施加以纠正；情节严重的，我校可终止合同，追回已拨经费并追究外协单位违约责任；构成犯罪的，移送司法机关追究刑事责任。
第七章 信息公开和诚信机制
第二十九条 学校根据科研项目管理办法，对外协项目相关信息以各种方式进行公开，接受公众监督，确保真实、公开、公平、公正。
第三十条 学校对外协单位采用信誉等级机制，根据资质审查情况、外协项目完成情况，将外协单位进行信誉评级，并根据评级情况开展后续管理工作。
第八章 附则
第三十一条 本办法自颁布之日起执行，由科学技术处负责解释。原管理办法《中国石油大学（北京）校外协作科研项目管理办法》（中石大京科〔2013〕2号）同时废止。