关于印发《中国石油大学（北京）
校外协作科研项目管理办法（试行）》的通知
校属各部门、单位：
经研究决定，现将《中国石油大学（北京）校外协作科研项目管理办法（试行）》印发给你们，请遵照执行。
中国石油大学（北京）
2013年3月6日
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中国石油大学（北京）校长办公室 2013年3月6日印发
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中国石油大学（北京）校外协作科研项目管理办法（试行）
第一章 总则
第一条 根据《教育部关于进一步贯彻执行国家科研经费管理政策加强高校科研经费管理的通知》以及国家相关文件精神、《中国石油大学（北京）科研项目管理办法》等文件要求，为加强我校校外协作科研项目（以下简称“外协科研项目”）管理，切实保障我校权益，规范外协科研经费支出，特制定本办法。
第二条 外协科研项目是指我校作为委托方与其他单位所订立的科学研究项目合同。凡研究经费支出超过3万元（含）均须订立书面合同。外协科研项目合同签订应遵循自愿、合理、公平、诚信等原则，必须遵守国家有关法律、法规。
第三条 我校外协科研项目负责人应本着真实有效的原则签订和管理外协科研项目，不得编造虚假合同及相关信息。一经发现，学校将立即终止相关外协科研项目并追究有关人员责任。
第二章 项目分类
第四条 根据经费来源和性质，外协科研项目分“合作方外协科研项目”和“协作方外协科研项目”两大类。
“合作方外协科研项目”是指我校与第三方或多方合作共同承担上级部门或委托方的科研项目，根据合同书或任务书的约定，为转拨研究经费而订立的外协科研项目合同。认定标准为：在源合同中必须明确约定合作方名称、承担研究任务内容和相应研究经费三方面内容。原则上横向项目中合作方经费不得超过项目总经费的30%。
“协作方外协科研项目”是指我校因开展科学研究工作需要，利用我校研究经费委托外协单位进行测试化验、数据处理等技术服务，以及开展技术开发、技术转让、技术咨询及其他科研活动所订立的外协科研合同。根据上级部门或委托方下达的项目任务书或经费预算，此类外协科研项目分为有明确约定和无明确约定外协单位两种情况。横向项目协作方一律按无约定处理。
其他类型如加工、软件购置、原材料购买等类型合同不在本办法管理范围内。
第三章 管理职责
第五条 学校外协科研项目管理工作由科学技术处牵头，财务处、审计处等职能部门、各学院（研究院）、我校外协科研项目负责人协作完成。
第六条 科学技术处作为外协科研项目管理部门，负责外协科研项目审核、合同签订及过程管理工作，以及协助完成外协科研经费拨付和监督管理工作。
第七条 财务处和审计处分别负责外协科研经费拨付以及监督管理工作，协助上级部门或委托方完成外协经费督查和审计工作；其他部门分别负责与外协科研项目有关的工作。
第八条 各学院（研究院）负责审核外协单位资质和履约能力，审查合同条款，以及本单位外协项目管理和监督工作，以确保外协科研项目及时、全面、高质量地完成。
第九条 我校外协科研项目负责人应为我校正式职工或聘任人员（聘任人员聘期应涵盖项目执行期），一般由相关经费负责人担任，负责确定研究任务、拟定合同条款、确认外协单位资质和履约能力，监督外协单位规范使用经费，以及外协项目协调、执行、结题和验收等工作。
第四章 外协单位资质审查
第十条 外协单位必须具有承担相关研发工作或技术服务的能力，应具备相应资质，确保能够履行合同内容和规范使用经费。外协单位应接受我校资质审查，并提供真实、合法、有效的资质审查材料。
第十一条 资质审查主要从装备水平、技术能力、研发基础、人员配备等方面进行审核，应结合外协项目研究目标的需要，全方位考察履约能力，重点考察业务相关性以及技术能力和研发基础，必要时可增加现场考察环节。外协单位如果是全日制本科的高等院校（含国外大学）、各类科研院所以及国有大中型企业，可免于或相应降低资质审查标准。重点审查外协单位是公司、私人企业、民营企业。
第十二条 在签订外协合同前，我校外协科研项目负责人应就关联事项进行声明并遵守回避原则。我校关联人包括源项目负责人、外协项目负责人及项目组成员。关联方包括关联自然人、法人或其他组织；关联自然人指与项目执行人有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲以及姻亲关系的人；关联法人和其他组织是指项目执行人本人任职或兼职、或亲属在其中担任重要职务的单位，或者项目执行人及其近亲属直接、间接、共同控制或可施加重大影响的法人或其他组织。学校重点审查我校外协项目负责人（或其配偶、近亲属）成立的公司之间的关联交易。
第十三条 学校相关部门保留对关联事项情况进行后续检查的权利。如果在检查中发现未主动申报关联事项、关联交易显失公平的，学校视情况进行处理。对在关联交易中牟取私利的，学校将移交有关部门处理，追究当事人的相关责任；触犯法律的，交由司法部门处理。
第十四条 外协科研项目内容涉及保密的，必须按国家有关规定审查承担单位的保密资质，外协单位必须具备相应保密资质。
第五章 项目审批及管理
第十五条 “合作方外协科研项目”由我校负责人在提交《校外协作科研项目审批表》并备案后，科学技术处严格按照上级部门或委托方的要求，签订外协合同，配合过程管理。外协项目完成后，我校负责人提交《校外协作科研项目结题登记表》后，双方共同接受上级部门或委托方的验收。
第十六条 “协作方外协科研项目”根据不同情况接受学校的严格管理。合同签订前，我校外协科研项目负责人必须提交《校外协作科研项目审批表》，根据要求提供协作方相关资质，并按照下列审批权限提交审批：
（一）源合同中明确约定协作单位（如在预算中约定了测试、加工等技术服务单位）
1. 协作方为国内外高等院校（含国外大学）、科研院所以及国有大中型企业的，学院（研究院）审查后提交科学技术处主管科室审批。重大项目或重要事项报科学技术处领导或校领导审核；
2. 协作方为公司、私人企业、民营企业等情况，可适当降低资质审查标准，但仍需要签署关联交易声明，学校保留后续检查的权利。源合同中与该公司累计外协总经费超过50万元的，学院（研究院）审查后报科学技术处领导或主管校领导审批。
（二）无约定协作单位
1. 外协经费10万元以下（含），学院（研究院）审查后提交科学技术处主管科室审批；
2. 外协经费10-30万元（含），学院（研究院）审查后提交科学技术处，由科室报主管副处长审批；
3. 外协经费30-50万元（含），学院（研究院）审查后提交科学技术处，由科室报处长审批；
4. 外协经费超过50万元，学院（研究院）审查后提交科学技术处，经科学技术处提交主管校长审批。
第十七条 协作方外协科研经费审批额度实行累加制度，任何单位和个人不得通过拆分签订合同等形式逃避相关审批。累加额度包括：某项目支出外协项目经费总和；某项目与某协作单位签订外协项目经费总和；某负责人一年内与同一协作单位签订外协项目经费总和。
第十八条 以下类型协作方外协项目在正式签订合同前必须经过开题论证：
（一）横向项目外协单位为国内外高等院校、科研院所以及国有大中型企业，外协合同额累计超过50万元必须开题论证。
（二）横向项目外协单位为公司、私人企业、民营企业，外协合同额累计超过30万元必须开题论证。
（三）纵向项目与同一外协单位累计合同额超过100万元，无论是否有约定，均需要开题论证。
以上各种项目均指同一源合同。
开题论证由学校组织专家进行，学院（研究院）有关领导参加，外协单位承担开题论证专家评审费及相关费用，有关外协项目通过论证后方能签订正式合同。
第十九条 合作方及有约定的协作方外协合同应在源合同立项后立即签订并开展研究工作；无约定协作方外协合同也应在源合同下达后尽快制定总体外协计划，落实协作单位并签订合同。外协合同以实际签订时间为正式的开始时间。
第二十条 外协科研项目合同文本可选用国家或学校的格式文本，也可与外协单位协商后自拟，但要严谨规范，合同要件齐备。加盖双方公章或合同章及骑缝章，双方有关人员签字后正式生效。
第二十一条 合同生效后，不得随意变更研究内容和有关条款。如需变更，双方协商一致后，根据项目来源，可按照任务下达方有关管理程序办理，也可签署补充协议或补充必要附件。
第二十二条 合作方项目研究成果、固定资产归属等按照相关类型项目管理办法或依据项目下达部门的规定；协作方外协科研项目相关权属必须在外协合同中明确约定。
第二十三条 学校将对单个合同经费超过50万元以上外协科研项目进行定期或不定期检查，检查内容包括工作进度、完成状况、经费使用情况及存在问题。如存在重大问题，我校外协科研项目负责人必须及时经学院（研究院）向科学技术处报告并积极协调解决。
第二十四条 “协作方外协科研项目”完成后，应及时办理结题或验收手续。
（一）采用结题方式的项目
1. 协作方为国内外高校或科研院所、国有大中型企业的，且单个外协项目合同不超过50万元；
2. 协作方为有约定公司、私人企业、民营企业，协作经费不超过30万元（但同一源合同中与该协作方签订合同采用累加制）;
3. 协作方为无约定公司、私人企业、民营企业，协作经费不超过10万元（但同一源合同中与该协作方签订合同采用累加制）。
项目完成后，由我校负责人向科学技术处提交《校外协作科研项目结题登记表》。
（二）采用验收方式的项目
1. 协作方为高校或科研院所、国有大中型企业的，单个外协项目合同额超过50万元；
2. 协作方是有约定的公司、私人企业、民营企业，同一源合同与该协作方累计签订合同超过30万元；
3. 协作方是无约定的公司、私人企业、民营企业，同一源合同与该协作方累计签订合同超过10万元。
我校项目负责人提交《校外协作科研项目验收申请表》后，由科学技术处组织专家进行验收，学院（研究院）有关人员参加，协作单位汇报并提供相应验收材料及财务支出情况，承担专家评审费及相关费用。验收专家组应出具正式验收意见并签字。验收完成后，外协科研项目负责人应及时报送《校外协作科研项目验收登记表》及验收意见到科学技术处备案。
第二十五条 结题和验收前，我校外协项目负责人必须督促外协单位按照合同约定完成归属我校的软件著作权、专利、技术秘密等知识产权和样机、装置等国有资产登记工作。
第二十六条 外协科研项目结题和验收后，外协单位应向我校提交合同约定的全套技术资料，如技术研究报告、测试分析报告、样机、专利、软件等。相关材料由双方加盖公章，我校外协项目负责人保存备案，以备随时提供给上级部门检查。
第二十七条 外协科研项目因故无法按时完成时，我校外协科研项目负责人应及时经学院（研究院）向科学技术处报告，学校视情况予以处理。因非主观原因未能按时完成，在项目延期不影响源项目整体进展的情况下，外协单位可申请一定的宽限期。若不能延期且导致较严重后果，按照合同约定追究相关人员和协作单位责任。
第二十八条 外协科研项目因故需要终止或解除时，经双方协商一致，可签署终止或解除协议并根据具体情况完成后续管理程序，如外协单位应向我校移交已完成工作成果和资料，退回部分或全部科研经费等。
第六章 经费管理
第二十九条 外协科研经费拨付原则上必须依据研究工作开展情况，以分期拨付为主。
（一）合作方及有约定的外协科研项目经费拨付应按照项目下达部门或委托方拨款计划和进度进行。收到上级拨款后立即拨付相应经费，不得延误，确保项目按期完成。
（二）协作方外协项目尤其是大额外协项目必须严格按照研究进度分期拨款，一般分项目启动、年度检查、中期检查、验收通过后等阶段拨付，研究目标为软件、样机等产品时应严格按照研发程序拨付。验收通过前不得一次拨付全款，确需一次全额拨付的，必须在项目完成后进行。
第三十条 合作方外协科研项目签订合同时必须根据项目总预算向外协单位下达详细的分经费预算，外协单位必须严格按照下达预算使用经费。协作方外协项目的外协单位必须规范合理使用科研经费，符合国家法律法规和相关规定。
第三十一条 根据需要，外协单位应向我校提供真实、合法、有效的决算材料和财务凭证，应根据要求接受上级部门、我校或第三方会计师事务所进行驻场审计或延伸审计。
第三十二条 对检查或审计中发现的问题，外协单位应及时采取有效措施加以纠正；情节严重的，我校可终止合同，追回已拨经费并追究外协单位违约责任；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。
第七章 附则
第三十三条 本办法自颁布之日起执行，由科学技术处负责解释。