1、来访前备案
短期外专来访前，请按照国际合作与交流处主页—办事指南—外专聘请的要求进行备案；
短期外专机票不得由外国专家自行购买，校内邀请人凭备案表和借支凭证到财务处借支票或汇款购买。
2、到访后准备报销材料
（1）《中国石油大学（北京）短期外国专家聘请备案表》，需加盖国际合作交流处公章；
（2）在财务处主页—下载中心中，下载填写《外籍专家短期来华访问费用报销单》；
（3）来访专家护照的首页、签证页，出入境记录页；
（4）电子客票行程单和验真单（无法验真的请提供登机牌），其他费用（如住宿、签证费）发票；
（5）以上材料（3）（4）需要外专、经费负责人、经手人签字确认；如材料中有国外发票，还需要国际合作交流处相关人员审核签字；
（6）请将以上材料以票据粘贴单大小为标准，整理粘贴整齐；
3、到新综合楼南楼二层财务处办理报销手续
报账时请携带经费卡、报销材料，结算资金通过网银转账直接打入经费卡负责人工资卡或部门公务卡中。