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中国石油大学(北京)档案归档范围和保管期限表

发布日期:2013-11-11 
 
 
中石大京办〔200621

 
 
关于印发《中国石油大学(北京)
档案归档范围和保管期限表》的通知
 
各院(系)、部、处(室)、中心、校属总公司:
为了保证我校教学、科研和党政管理等各项工作都能有完整、准确、系统的文件材料归档,现将我校修订后的《中国石油大学(北京)档案归档范围和保管期限表》印发各单位,望遵照执行。
 
  
                   〇〇六年十二月二十八日
 
  
 
主题词:档案  归档范围  保管期限  通知
发:校办(1)、归档(2
中国石油大学(北京)校长办公室           2006年12月28

中国石油大学(北京)
档案归档范围和保管期限表
 
一、党委办公室
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级党组织有关党的建设的文件材料
 
 
1)上级机关颁发的针对我校党委并要执行的文件
永久
 
2)普发性法规文件
长期
2
本校党委会、常委会、党委扩大会、书记碰头会、总支书记会、党政联席会会议记录、纪要、决议
永久
3
本校党代会文件材料
 
1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法,选举结果上级批复等
永久
2)提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等
长期
3)参考文件;工作人员名单;工作证;代表证、列席证及选票
短期
4
党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)
永久
5
党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知
永久
6
以党委名义召开的工作会议材料
永久
7
党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料
永久
8
党委负责人在校内的重要讲话和参加上级召开的会议发言稿
永久
9
党委工作简报
永久
10
党委大事记
永久
11
党群系统启用印章的文件和印模
永久
12
党群系统重要统计材料
永久
13
党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复
长期
14
党委保密、秘书工作的有关文件
长期
15
重要的群众来信、来访及处理材料
长期
16
党委与有关机关联系协商工作的来往文件
长期
17
党和国家领导人、上级机关视察、检查我校形成的题词、讲话、声像等重要文件材料
永久
 
 
二、纪律检查委员会
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级机关颁发的文件
 
 
1)针对我校纪委工作需要执行的重要文件材料
永久
 
2)普发性法规文件
长期
2
纪委会、纪委扩大会会议记录、纪要
长期
3
纪委工作的文件材料和工作条例、规章制度等
长期
4
纪委工作计划、总结、报告、通报等
长期
5
纪委工作基本情况及年度统计报表
永久
6
党员、干部受处分的报告、批复、决定、本人检查及调查材料
长期
7
党员、干部申诉及复查结论材料
长期
  8
学校有关违纪案件的调查处理材料
 
重大案件
永久
一般案件
长期
9
人民来信来访、投诉、举报违纪行为及调查处理的材料
 
有省级以上领导人重要批示和处理结果的
永久
有上级机关或学校领导人重要批示和处理结果的
长期
 
三、党委组织部 党校
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级针对我校组织工作的指示、决定、通知、简报及普发性法规文件材料等
长期
2
本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料等
长期
3
本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知
永久
4
副处级以上干部名册
永久
5
各总支支部委员名册、支部改选报告、审批材料
长期
6
组织工作重要会议记录、纪要
长期
7
年度统计报表
永久
8
工作大事记
永久
9
副处级以上干部任免、调动和离、退休报告、决定、批复
永久
10
党员名册、发展新党员、预备党员转正名单
长期
11
关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的报告和党委的审批意见
长期
12
党组织关系介绍信及存根
长期
13
党员情况调查报告
长期
14
党费收支使用及上缴情况表
短期
15
表彰和奖励先进党支部、模范共产党员的文件材料
长期
16
党校工作计划、总结、规章制度
长期
17
党校各类培训班教学计划、学员名册、结业情况
长期
18
其它需要归档的材料
 
 
 
四、党委宣传部
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级针对我校宣传工作的指导性文件和普发性法规文件
长期
2
宣传重要工作会议记录、纪要
永久
3
宣传工作计划、决定、报告、通告和总结
长期
4
年度统计报表
永久
5
工作大事记
永久
6
反映本校重大活动的剪报及图表
长期
7
理论学习的决定、通知、计划、总结
长期
8
评选、表彰先进集体、先进个人的文件材料
长期
9
本校重要活动的照片、录音带、录像带
永久
 
 
五、党委统战部
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级针对我校统战工作的指导性文件和普发性法规文件
长期
2
统战重要工作会议记录、纪要
永久
3
统战工作计划、决定、报告、通告和总结
长期
4
年度统计报表
永久
5
工作大事记
永久
6
各级人大代表、政协委员名单及审批材料
永久
7
各民主党派成员和负责人名册及有关材料
长期
8
民主党派改选的报告、批复
长期
9
统战工作中形成的文件材料及工作规章制度
长期
10
台、港、澳和侨务工作材料
长期
 
 
六、工会
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级有关工会工作的文件
长期
2
学校教职工代表会议
 
请示、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议纪要、主席团会议记录、简报等重要文件
永久
 
小组会议记录、参考文件、会议筹备工作计划、总结、代表证及选票样式等
短期
3
工会全委会、全委扩大会、主席例会的会议纪要和记录
永久
4
统计报表
永久
5
工作大事记
永久
6
工作计划、报告、决定、重要通知、总结
长期
7
工作中形成的文件材料、规章制度等
长期
8
表彰工会先进集体、个人的材料、名单
长期
9
基层工会干部名册
长期
10
会员名册
长期
11
妇女工作材料
长期
12
本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册
长期
 
 
七、团委
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级关于团的工作文件
长期
2
团代会材料
 
请示、批复、通知、名单、议程、工作报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果与分工的批复、讨论通过的文件、决议纪要、主席团会议记录、简报等文件材料
永久
 
小组会议记录、参考文件、会议筹备工作计划、总结、代表证和选票样及未通过的文件
长期
3
团委会、团委扩大会议记录、决议、决定等
长期
4
统计报表
永久
5
工作大事记
永久
6
年度工作计划、总结、规划、报告及请示与批复
长期
7
表彰、奖励及处分材料
长期
8
批准入团、离团材料
长期
9
团干部名单、团员名册
长期
10
团委牵头进行的重大活动的有关材料
长期
11
工作中形成的文件材料、规章制度
长期
12
学生会文件材料
长期
13
社团活动、社会实践有关材料
长期
14
团委工作典型调查材料、优秀团员材料
长期
15
研究生会的有关材料
长期
 
 
、学生工作处 武装部
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级有关学生思想政治的工作文件
长期
2
本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例
永久
3
学生思想政治工作计划、报告、总结
永久
4
学生思想政治工作典型调查材料和统计材料
长期
5
统计报表
永久
6
工作大事记
永久
7
关于学生思想政治工作队伍的选拔、管理文件
长期
8
各院系学生思想政治工作人员名单
长期
9
学生奖学金、助学金、特困金等接受捐赠的报告、批复、条例、协议及本校评定办法、发放情况、获得者名单
长期
10
获校级及以上“三好学生”、“先进集体”、“优秀学生干部”等表彰决定、名单、登记表
长期
11
学生处分材料和撤消处分的材料(含院系处分材料)
长期
12
上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件
长期
13
本校武装部职责范围内的规章制度
长期
14
武装部工作计划、总结、调查报告
长期
15
武装部工作统计年报和重要报表
长期
16
复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡)
长期
 
九、就业指导中心
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级有关毕业生分配的文件材料
长期
2
毕业生工作计划、简报、总结
长期
3
毕业生供需统计、计划、合同
长期
4
毕业生正式分配方案及派遣名册、统计表
永久
5
毕业证、派遣证存根领取签收册
长期
6
毕业生质量跟踪调查及信息反馈材料
长期
7
其它需要归档的材料
 
 
 
十、各党总支 直属党支部
序号
类 目 名 称
保管期限
1
总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表
长期
2
总支、直属支部党建工作及有关材料
长期
3
总支、直属支部人员奖励及有关材料
长期
4
总支、直属支部思想政治工作材料
长期
 
 
十一、校长办公室
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级有关高校行政管理的综合性文件
 
 
1)上级机关颁发的针对我校并要执行的文件
永久
 
2)普发性法规文件
长期
2
校长办公会、校长书记碰头会议纪要、记录
永久
3
全校性规章制度
永久
4
全校性的工作会议、座谈会文件材料
长期
5
校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿及教工代表、学生代表在会议上的讲话
长期
6
本校教育事业规划、计划及上级批复
永久
7
学年报表及综合统计
永久
8
学校年度、学期工作计划、报告、总结
永久
9
启用印章、名称更改的文件和印模
永久
10
学校同其它单位之间签订的各种协议、合同等文件材料
永久
11
联合办学、成立机构的文件材料
永久
12
校史、校庆、校友工作材料
长期
13
学校大事记、简报、信息、动态等
永久
14
学校向上级的请示及批复、学校各单位的请示及学校的批复 (分类立卷)
长期
15
群众来信来访的文件材料
长期
16
普选工作材料
短期
17
学校发展总体规划、计划总结
永久
18
校务委员会委员名单、会议记录、纪要
永久
19
本校历史沿革情况介绍
永久
20
接待工作计划、总结、来宾签字簿等材料
长期
21
学校评估材料
永久
22
有关全校性工作的调查材料和经验总结
永久
23
主办上级在本校召开的会议形成的重要文件材料
长期
24
上级颁发的需贯彻执行的有关档案工作的文件材料及普发性法规文件
长期
25
档案工作会议记录、纪要
永久
26
档案工作计划、总结、请示、报告、批复
永久
27
档案工作统计报表、大事记
永久
28
档案工作中形成的文件材料及规章制度
长期
29
档案概况、指南、全宗介绍、发展规划、目录等
永久
30
档案部门与校外交流的有关材料
长期
 
 
十二、发展与改革研究室
序号
类 目 名 称
保管期限
1
发展与改革研究室的工作计划、总结、规章制度、统计年度报表
长期
2
有关学校长远发展和重大改革决策方案论证材料
永久
3
开展专题调查研究形成的调研报告
长期
4
改革与发展研究、改革与发展的重要文稿
永久
 
 
十三、人事处
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级机关颁发的需贯彻执行的有关人事工作的文件和普发性法规文件
长期
2
上级机关颁发的离休、退休管理工作的政策法规性文件
长期
 
离、退休管理部门形成的管理性文件、规章制度及管理过程中形成的计划、总结、报表及相关材料
长期
3
人事工作中形成的文件材料和规章制度
长期
4
人事工作计划、报告、总结、调查材料
长期
5
人事处召开的重要会议的会议纪要和记录
永久
6
人事统计报表
永久
7
工作大事记
永久
8
关于校内机构设置、变化的文件材料
永久
9
关于机构、编制规划、计划报告及上级的批复
永久
10
人事处权限内的干部任免文件材料
永久
11
表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料
长期
12
处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料
长期
13
教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复
长期
14
教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表
永久
15
教职工动态月报
长期
16
师资培养、管理工作计划、规定、总结
永久
17
教师进修计划、安排、总结
永久
18
教师工作量的规定及执行情况
长期
19
教师业务考核材料
长期
20
系(教研室、研究室)正副主任名册
永久
21
教职工调入、调出、校内调动有关材料
长期
22
教职工聘用、录用、转正、定级、起薪、停薪、停薪留职、抚恤、福利、死亡等的文件材料
长期
23
教职工辞职、离职、退职、退休等的文件材料
长期
24
援外和支援边远地区工作的文件材料
长期
25
教职工工资调整、工资改革的报告、方案、规定、名册、总结和上级的批复
长期
26
使用临时工有关材料
长期
27
职工培训、学习工作计划、规定、总结
长期
 
 
十四、离退休工作处
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级关于离退休人员管理的文件
永久
2
离退休工作处工作计划、总结、请示、批复
长期
3
各项活动形成的重要材料
长期
4
离退休人员管理规章制度
长期
5
本校离退休工作统计表
长期
 
 
十五、监察 审计处
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级针对学校监察、审计工作的意见、决定、报告
永久
2
上级关于监察、审计工作的法律、制度文件
永久
3
本校监察、审计工作方面的规章制度
长期
4
监察、审计工作计划、总结、调查报告
长期
5
监察、审计工作统计年报及重要报表
长期
6
关于党风、廉政建设有关材料
长期
7
项目审计过程中形成的材料
 
 
1)经批准的审计项目任务、通知书、审计报告(或复审意见)
长期
 
2)与审计报告所列问题有关的主要取证材料
长期
 
3)被审部门对审计报告的书面意见
长期
 
4)有关审计事项的指示、报告及上级机关的批复
长期
 
5)审计(含复审)结论和决定或审计意见通知书
长期
 
6)被审部门关于执行审计结论和决定情况的报告
长期
 
7)对本项目审计工作的总结
长期
8
领导干部任职期间经济责任审计所形成的文件材料
长期
9
被审部门或个人对审计结论和决定的申诉材料
长期
10
对本校各会计核算单位的审计报告、批复及附件材料
长期
11
其它需要归档的材料
 
 
 
十六、保卫处
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级机关颁发的需贯彻执行的有关公安保卫工作的文件材料及普发性法规文件
长期
2
统计报表
永久
3
工作大事记
永久
4
工作中形成的文件材料及规章制度
长期
5
公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料等
长期
6
学校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复
长期
7
学校师生员工案件的平反、复查处理结论材料及上级的批复
长期
8
要害部门的公安保卫、消防工作
长期
9
学校和上级有关公安保卫和消防工作的暂行规定、办法等
短期
10
保卫工作简报
长期
 
 
十七、后勤管理处  十八、后勤服务总公司
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级有关后勤工作的文件
短期
2
后勤产业工作中形成的材料及规章制度
长期
3
统计报表
永久
4
工作大事记
永久
5
后勤产业召开的会议记录、纪要
永久
6
后勤产业工作计划、报告、总结、调查材料等
长期
7
后勤工作通报
长期
8
各类承包合同协议书
长期
9
有关房屋管理、公寓管理、调配使用、转移等的文件材料
长期
10
有关卫生、医疗、保健及计划生育工作的文件材料
长期
11
有关车辆管理、食堂管理、通讯、校园绿化的有关文件材料
长期
12
建筑物修建和水、电、气、暖管线(管道)更改材料
长期
 
 
十九、图书馆
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级颁发的需贯彻执行的有关图书、情报工作的文件材料及普发性法规文件
长期
2
本校订阅进口图书和设备的计划、经费、书名等
永久
3
图书工作计划、总结、请示、报告、批复,图书工作会议记录、纪要
永久
4
图书馆内部管理工作制度、人员调整、任免
长期
5
图书工作中形成的文件材料及规章制度
长期
6
图书概况、发展规划、藏品目录及图书库存、购置新书的统计年报表
永久
7
本校接受、赠送图书资料情况、清册及来往文书
长期
8
图书部门与校外交流的有关材料
长期
 
 
二十、网络中心
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级关于网络管理的政策、法规性文件
长期
2
本校关于网络管理的决定、规章制度、管理办法
长期
3
校园网络系统安全管理、网上宣传、信息发布等通知、规定及实施意见
长期
4
本校信息化建设方面的总体规划、重要的请示、报告、批示等
长期
5
信息化建设工作会议纪要
长期
6
与兄弟院校业务部门交流的有关材料
长期
 
 
二十一、教务处 评建办
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件:教育改革、教学计划、专业和课程设置、招生工作等方面的计划、指示、规定、通知
永久
2
教学计划、方案(历次修订的教学计划)、总结、教学大纲、培养目标、培养规格、学制等方面的规定
永久
3
教务处工作计划、总结、学籍管理、成绩考核等各种教学制度、办法、规定、条例及教学工作的各种统计表
永久
4
教育事业发展规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结等
永久
5
教学检查评估材料
长期
6
各级教书育人奖、优秀教学质量奖、教学改革、课程建设成果奖、优秀教材奖等表彰评审材料及名单、事迹、照片
长期
7
专业设置、调整专业名称、撤、建系的报告、批复
永久
8
新增专业申报材料、上级批复
永久
9
专业评估、自评报告、评估结论
永久
10
招生工作计划、规定、生源计划、上级批复
长期
11
新生录取材料、新生名册及姓名索引
长期
12
委托、代培、自费生计划、合同及名单
长期
13
招生宣传、招生工作总结
短期
14
新生入学登记表
永久
15
学生学籍卡片
永久
16
学生成绩总册
永久
17
在校学生名册
永久
18
学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)
长期
19
学生外语、计算机等级考试形成的材料
永久
20
本科毕业、未毕业学生、学士学位授予、不授予学生名册及毕业证号、学位证号发放登记册
永久
21
优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见
永久
22
第二学士学位及辅修学位选拔规定、审批表及课程成绩登记表
永久
23
各种原因补发文凭的名单及有关材料
永久
24
学科、专业、教学实验室论证、评估、申报、审批材料
永久
25
学科、专业、实验室建设统计报表
永久
26
学科、专业、实验室计划、总结、简报材料
永久
27
课程建设要求及安排、校历表、课表
长期
28
各系、室、专业课程试题库
长期
29
教材方面的材料:自编、主编教材的正本、各院系各专业使用教材目录;自编、主编、教学指导书、实习指导书
长期
30
获国家级、省级优秀教材奖目录及报批材料
长期
31
学校有关教材建设规划
长期
32
校级优秀教材奖目录及简介
长期
33
优秀教材样书
长期
34
编写教材计划、再编教材目录、编委名单
长期
35
课堂教学材料:课程安排表、各学院开课计划表、课程进度表、教师任课情况统计表、典型讲义、教案、各系各专业的考试试卷(由各院系自存)
长期
36
教育实习计划、总结、大纲、实习分布情况 
短期
37
校内、校外实习基地建设、协议及增列为我校教育实习基地的报告、批复材料
长期
38
与有关单位联合办学的协议、合同等材料
长期
39
联合办学工作中形成的管理性材料
长期
40
其它需要归档的材料
 
 
 
二十二、研究生院 211工程”
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级下达的博士、硕士研究生招生计划;本校博士、硕士、在职硕士研究生、工程硕士(含定向、委培、自筹、非定向保留入学资格)录取名册及统计报表
永久
2
招收博士、硕士研究生的计划、报告、批复、招生目录、简章、招生试题、入学材料
永久
3
研究生工作计划、总结、发展规划、规章制度
长期
4
有关委培、自筹、定向生等合同、协议、公证书等材料
长期
5
申请学位授予权材料和申请增补博士、硕士研究生指导教师的报告、批复及附件材料
永久
6
申报优秀研究生导师的材料及上级的批复
长期
7
研究生指导教师名册
长期
8
博士、硕士、在职硕士研究生培养方案、培养计划、教学大纲
长期
9
研究生成绩总册
永久
10
研究生学籍卡片
永久
11
在校研究生名册
永久
12
本校学位评定条例、办法及计划、总结
长期
13
博士、硕士、在职硕士研究生学籍处理(休、复、退、转学)材料
长期
14
学位委员会会议记录、决定
长期
15
博士、硕士、在职硕士研究生毕业生名册、学籍登记表、授予学位决定、名单、发放毕业证书、学位证书清册、不授予学位的名单及原因等材料
永久
16
博士、硕士研究生学位论文及评审材料
长期
17
博士、硕士研究生奖励材料
长期
18
研究生教育质量检查和评估工作材料
长期
19
全校研究生工作会议材料
长期
20
研究生毕业分配材料
长期
21
211工程”建设形成的材料
 
22
211工程”办工作计划、总结及建设规划
永久
23
211工程”办管理规章及管理机构
长期
24
211工程”建设项目可行性报告及立项审核材料
永久
25
211工程”年度报告
永久
26
211工程”中期检查材料
长期
27
211工程”接受国家验收、总结报告、专家意见、领导讲话(含照片、录音、录像)
永久
28
211工程”重点学科建设规划及相关材料
长期
29
上级下达“211工程”重点学科建设项目计划及立项审核材料
永久
30
211工程”快报
长期
31
其他需要归档的材料
 
 
 
二十三、院(系 部)
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级下达的有关本院(系、部)的来文
长期
2
各院(系、部)的会议记录、纪要、简报、大事记
长期
3
各院(系、部)的工作计划、总结、请示与批复
长期
4
各院(系、部)开展各种学术活动的文件材料
长期
5
各院(系、部)与国内外单位交流、协作的材料
长期
6
各院(系、部)的统计年报及重要资料
长期
7
各院(系、部)的各种规章制度
长期
8
各院(系、部)改革经验材料
长期
9
体育教学部还要归学生运动会的材料
长期
10
院(系、部)科研档案按照科研与设备处相关类目归档
 
11
院(系、部)教学档案按教务处相关类目归档
 
 
 
二十四、继续教育学院
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级下达的有关继续教育的文件
长期
2
继续教育工作会议记录、纪要、简报
长期
3
举办各种培训班的通知、计划、总结、简报
长期
4
办班协议书、课程表、考试成绩登记表、学员名单及有关材料
长期
5
工作计划、总结、规章制度及重要的请示、报告
长期
6
教学计划、大纲、开课计划、使用教材情况
长期
7
其它需要归档的材料
 
 
 
二十五、高职 成教 远程教育学院
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级下达的高职、成人教育、网络教育的招生计划及本校招生计划、报告、批示、招生简章
永久
2
录取新生名册
永久
3
教学计划、大纲、开课计划、使用教材情况
永久
4
与有关单位签订的合同、协议书
长期
5
成人教育工作(夜大、自考、函授、专业证书班等)计划、总结、规章制度及重要的请示、报告
长期
6
成绩登记册
永久
7
学籍处理(退学、休学、复学、转学)名单及附件
长期
8
毕业生名册、发证号码、毕业证书验印名册
永久
9
补发学历证明的名单
永久
10
撤、建、调整专业设置、更改教材等报告、批复及有关材料
永久
11
毕业典礼有关材料
长期
12
其它需要归档的材料
 
 
 
二十六、科研与设备处
序号
类 目 名 称
保管期限
科研
综合
1
科研行政管理文件材料
长期
2
科研计划管理文件材料
长期
3
科研成果管理文件材料
长期
4
科研经费管理文件材料
长期
5
申报科研基金及有关批复
长期
6
学会工作(学术活动)材料
短期
科研准备阶段
1
开题报告与课题调研论证材料
长期
2
任务书、合同、协议书
永久
3
课题研究计划、设计
长期
4
计划执行情况、计划调整或撤销报告
短期
5
课题投资和预决算材料
短期
研究实验阶段
1
实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料)
永久
2
数据处理材料:包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)
永久
3
设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)
永久
4
研究工作阶段小结、年度报告
长期
5
配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等
永久
6
样本、标本等实物的目录
永久
总结鉴定阶段
1
研究报告、研制报告
永久
2
论文专著
永久
3
工艺技术报告
永久
4
技术诀窍报告
永久
5
专家评审意见
永久
6
鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见)
长期
7
鉴定证书
永久
8
推广应用意见
长期
9
课题工作总结
长期
申报奖励阶段
1
科研成果登记表
永久
2
科研成果报告表
永久
3
科研成果奖励申报与审批材料
永久
4
科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件
永久
5
专利申请书或证书原件或影印件
永久
推广应用阶段
1
转让合同、协议书
永久
2
生产定型鉴定材料
永久
3
成果被引用或投产后反馈意见
短期
4
推广应用方案及实施情况
长期
5
扩大试生产的设计文件、工艺文件
长期
6
成果宣传报导材料
短期
7
对外学术交流材料
长期
 
序号
类 目 名 称
保管期限
仪器设备综合
1
上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件
长期
2
本校仪器、设备管理的规章制度
长期
3
设备工作计划、报告、总结、调查材料
长期
4
本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案
长期
5
本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复
长期
6
本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料
长期
7
实验室工作规章制度
长期
8
实验室设置论证、申报、审批材料
永久
9
实验室检查、评估、评比、交流表彰奖励材料
长期
10
实验室调整、撤销审定材料
长期
11
重点实验室建设材料
永久
12
实验室建设工作计划、总结材料
长期
13
实验室建设统计报表
永久
14
主办上级在我校召开的物资设备管理、实验室建设会议形成的重要文件
长期
仪器设备项目
1
申请报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)
长期
2
上级或主管领导批复和准购批示
永久
3
订购合同(复印件)和会议纪要、记录等
长期
4
进口设备过程中有关的技术商务文件
长期
5
开箱记录及装箱单
长期
6
安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单
长期
7
验收报告及文件材料
长期
8
索赔来往函件及结果文件
长期
9
设备说明书及全套随机文件材料
与设备共存
10
使用、检修、故障事故记录(设备履历书)
与设备共存
11
重大事故的调查分析及处理意见
与设备共存
12
技术改造和开发过程中形成的技术文件材料
与设备共存
 
 
二十七、财务处
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级有关财务会计工作的文件材料
永久
2
本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件
长期
3
学校基金管理工作文件
短期
4
有关财务管理方面的其他文件材料
短期
5
会计移交清册
长期
6
财会档案移交保管清册
永久
7
财会档案销毁清册
长期
会计报表
1
决算报表(含基建综合决算)
永久
2
预算会计报表
短期
3
年度以上规划表、分配计划、测算表
长期
4
年度以上各种统计报表(含工资报表)
长期
5
季度以下各种计划、统计报表
短期
会计帐簿
1
涉及外事会计帐簿
永久
2
总帐
长期
3
预算内帐簿(含明细帐、分户或登记帐)
短期
4
预算外帐簿(含明细帐、分户或登记帐)
短期
5
学校专项基金帐簿
短期
6
日记帐
其中:现金、银行存款日记帐
短期
7
固定资产明细帐(卡片)
(固定资产报废清理后保管五年)
短期
会计凭证
1
涉及外事的会计凭证
短期
2
预算内各种原始凭证、记帐凭证
短期
3
预算外各种原始凭证、记帐凭证
短期
4
学校基金各种原始凭证、记帐凭证
短期
5
银行存款余额调节表
短期
6
会计拨款凭证及其他会计凭证
短期
7
银行对外帐单
短期
8
涉及债权、债务及未清理完毕的凭证
长期
工资清册
1
工资发放名册、卡片
永久
2
工资转移、证明、通知存根
长期
3
各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等
短期
 
 
二十八、国际合作与交流处
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级关于外事工作的文件材料
长期
2
学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等
长期
3
外事工作统计报表
永久
4
外事工作会议材料
长期
1
上级对出国(境)人员的有关文件材料
长期
2
国际学术会议论文
长期
3
投寄国外的学术论文
长期
4
出国(境)人员考察、访问材料
长期
5
出国(境)讲学、研究人员有关材料
长期
6
出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件)
永久
7
国际比赛、竞赛
长期
1
上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件
长期
2
外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料
长期
3
外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料
永久
4
来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料
长期
5
国际比赛、竞赛
长期
国际合作与会议
1
中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录
永久
2
本校完成的国际合作项目、成果等材料
永久
3
合作项目中国外单位完成项目、成果等材料
长期
4
授予外籍人员名誉称号的材料
永久
5
双方互赠的礼品、纪念品
长期
6
国际会议有关材料
长期
外国留学生工作
1
录取审批材料
永久
2
学籍登记表、学籍卡片
长期
3
教学计划、大纲、安排
长期
4
学习情况、成绩及评语
永久
5
学位论文及学位证书复印件
长期
6
学生名册
永久
7
学生去向及有关材料
长期
 
 
二十九、校办企业总公司
序号
类 目 名 称
保管期限
综合
1
上级关于产品生产与科技开发管理文件
长期
2
本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表
长期
3
产品生产与科技开发的请示、报告、批复
长期
4
产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料
长期
5
产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表
永久
销售
管理
1
产品用户清册
长期
2
产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录
长期
3
用户反馈的产品技术文件材料
长期
4
产品说明书、宣传品、广告样张
短期
5
产品用户交验协议
短期
产品
计划
准备
阶段
1
任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文
长期
产品
生产
设计
阶段
1
总体方案设计材料
长期
2
全套设计定型图纸
长期
3
技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告
长期
4
通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录
长期
5
阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计定型报告及批复
长期
6
产品说明书、技术条件、标准、产品证明书
长期
产品
生产
试制
鉴定
阶段
1
试验大纲、试验记录及试验工作总结
长期
2
鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证
长期
3
试验规程和记录、样机底片、照片等
长期
4
得奖材料、专利材料
长期
5
论文、专著
长期
产品
生产
阶段
1
生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划
长期
2
全套工艺定型图纸、技术条件说明书
长期
3
工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料
长期
4
生产定型报告及批复
长期
5
重大质量事故分析、重要联席会议纪要
长期
6
各种更改单及技术通知单
长期
7
生产工作总结报告、技术工作总结报告
长期
 
 
三十、基建处
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级有关基建工作的文件
长期
2
基建工作规章制度
长期
3
基建工作计划、总结、简报
长期
4
基建工作总体规划
永久
5
基建工作年度(季度)总结、统计报表
永久
6
基建工程财务预、决算
长期
7
全校性总体规划、设计总平面图
永久
8
水、电、气管道分布图
永久
9
地质勘探、地形测量材料
永久
可行性研究
1
项目建议书及上级批复
永久
2
可行性研究报告
永久
3
项目评估
永久
4
环境预测、调查报告
永久
5
设计任务书及计划任务书
永久
设计基础
1
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明
永久
2
地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录
永久
3
水文、气象、地震等其它设计基础材料
永久
设计文件
1
初步设计
永久
2
技术设计
永久
3
施工图设计
短期
4
技术秘密材料、专利文件
永久
5
设计计算书
长期
6
关键技术实验
永久
7
总体规划设计
永久
8
设计评价、鉴定及审批
长期
工程管理文件
1
征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书
永久
2
承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件
永久
3
施工执照
永久
4
环保、消防、卫生等条件,水、电、气、暖供应协议书
永久
5
产权证书
永久
 
 
 
1
土地施工文件
 
 
1)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺
长期
 
2)原材料及购件出厂证明、质量鉴定
长期
 
3)建筑材料实验报告
长期
 
4)设计变更、工程更改洽谈、材料仿用核定审批
永久
 
5)土建施工定位测量地质勘察
永久
 
6)土、岩试验报告、基础处理、基础工程、施工图
永久
 
7)隐蔽工程验收记录
永久
 
8)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告
永久
 
9)分项、分单位工程抽量检查、评定
长期
 
10)交工验收记录证明
长期
 
11)竣工报告、竣工验收报告
永久
2
设备及管线安装施工文件
 
 
1)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批
长期
 
2)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录
长期
 
3)隐蔽工程检查验收记录
长期
 
4)强度、密封性试验报告
长期
 
5)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告
长期
 
6)系统调试、实验记录
长期
 
7)管线标高位置、坡度测量记录
长期
 
8)中间交工验收记录证明、工程质量评定
长期
 
9)竣工报告、竣工验收报告
长期
3
电气、仪表安装施工文件
 
 
1)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批
长期
 
2)调试、整定记录
长期
 
3)性能测试与校核
长期
 
4)施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告
长期
 
5)中间交工验收记录、工程质量评定
长期
 
6)竣工报告、竣工验收报告
长期
竣工验收
1
竣工验收报告
永久
2
全部竣工图纸
永久
3
质量评审材料
永久
4
工程现场声像材料
永久
5
竣工验收会议决议文件
永久
基建财务
1
工程概算、预算、决算
永久
2
交付使用的固定资产
永久
试生产
1
试生产管理、技术责任制
长期
2
设备试车、验收、运转、维护记录
长期
3
安全操作规程、事故分析报告
长期
4
工业卫生、劳动保护材料
长期
 
 
三十一、出版物
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级有关出版工作方面的文件
永久
2
编辑、出版工作方面评奖、评优或查处情况的文件材料
长期
3
出版选题计划表及上报批复
永久
4
编辑出版工作规章制度及财务管理制度
长期
5
编辑出版工作重要请示、报告、批复及重大活动中形成的具有保存价值的材料及其照片
永久
6
出版年度统计报表
永久
7
出版内部机构设置、人员编制、干部任免、人员奖惩报告、批复、名单
长期
8
出版部门与有关单位签订的合同、协议书
长期
9
校报编辑部门形成的材料
 
 
1)年检报告及批复
永久
 
2)编辑部年度工作计划、总结、规章制度
长期
 
3)重要请示、报告及批复
长期
 
4)上级下达给本校的出版计划及批复
永久
 
5)本校编辑出版合同、协议
长期
 
6)年度统计报表
永久
10
其它需要归档的材料
 
 

 
人物档案
保管期限参见各单位相应类目的保管期限
序号
类 目 名 称
1
生平、自传
2
专业技术职务申报及审批材料、专利和各种奖励的申报及评审结论材料
3
工作计划、总结及优秀事迹材料
4
专著、论文、译著、译文及手稿、科研成果、出版教材、参考书及讲义
5
国内外专家学者对有关该人物的评价及报刊对该人物事迹和成果报导
6
学生时代的典型笔记、作业、试卷、读书札记、学习心得、经验总结
7
典型工作日记、记事本及会议记录手稿、工作来往书信、电报、书法手迹、艺术作品
8
奖状、奖品、证书、证章、任命书及聘书
9
反映不同时期形象的照片、底片及录音带、录像带
10
已故人物讣告、唁函、唁电、悼词
11
其他有保存价值的材料
 

 
声像档案
 
(包括照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等,保管期限参见各单位相应类目的保管期限)
序号
类 目 名 称
重大活动
1
重要会议:指本校历届党代会、职代会、工代会、团代会、先进集体和先进个人表彰大会及有关党政方面的其它重大会议,包括开幕、闭幕场面,会议代表发言、会议情况等
2
重大活动:校庆、历年教师节、重大纪念日、庆祝日、英模报告会、重大展览会等
参观视察
1
本校党政领导出访考察和中央、市级党政领导同志来学校活动场面(包括视察、座谈等)
2
国内有影响的教授、博士、科学家、专家来校访问的活动场面
3
市级以上代表团、兄弟院校代表团、慰问团来校活动场面
教学
1
学生开学典礼、毕业典礼和领导来宾讲话
2
学代会、三好学生、优秀学员、先进班级表彰会场面
3
历届学生毕业合影
4
教授、专家或在学术上造诣较深的教师授课(包括备课)、学生听课、师生共同探讨教与学改革、硕士生、博士生论文答辩会等场面
5
学生在实习、实验操作、师生野外考察、社会实践等
6
学生参加的各种教学竞赛活动的场面
7
有代表性的实验室、电化教学、教室等场景
科研
1
学术活动:指本校主持召开的全国性、省级学术会议、本校重要科研工作会议(包括大会开幕、闭幕、大会发言、著名学者的报告等)
2
著名学者的著作、论文、样书照片,在研究过程中形成的、能反映该项目特征或实验情况、鉴定会场面的声像
3
本校与地方、厂矿单位联合办学、开展科研和技术协作活动中产生的声像
产品
1
将要投入生产的样机或样品、照片
2
产品投入生产后所产生的社会经济效益、社会的反映、成果应用情况等声像
外事
1
外籍教师、专家在校教学、访问等活动,在我校召开的国际性学术会议场面等
2
国外各种代表团访问学校的活动场面(包括座谈、联欢等)
3
授予国外专家、学者为名誉教授、名誉顾问称号的场面
4
本校师生出国学习、考察等活动的场面
基建
1
反映学校不同历史时期变化发展的校景和建筑物材料(包括校门、教学楼、实验室、生活用房、行政办公楼、图书馆、校办工厂、校园风光、瞰图等)
2
重大项目的开工典礼、重要隐蔽工程和重要建筑物的竣工等声像
文体卫生
1
教职工、学生文艺汇演、日常活动片断、艺术周、校庆文艺汇演的演出剧照、演员合影
2
历届教职工、学生运动会盛况(包括开幕、闭幕、领导讲话、运动员比赛场面)
3
校运动队参加国内外运动会合影、破纪录运动员照片及获奖情况等
4
运动队训练、誓师会、学生课余体育活动、军训等场面
5
兄弟单位的来访、表演、比赛等
6
各级优秀体育运动员、体育(文艺)代表队队员合影等
统战校友
1
民主党派组织的重大活动场面
2
校友会活动场面
3
校内少数民族、台胞归侨活动场面
人物
1
本校历届领导人的声像(包括正、副校长和正、副书记)
2
院士、博士生导师、教授等名人的声像
3
全国党代会代表、全国人大代表、全国、市政协委员、全国劳动模范、部、市劳动模范的声像
 

 
档案实体分类表
类目代号
归档单位(或类目名称)
 
党群类
DQ11
党务综合
党总支、直属支部综合材料入此
DQ12
纪委
 
DQ13
组织部
党校材料入此
DQ14
宣传部
 
DQ15
统战部
民主党派材料入此
DQ16
工会
妇女工作材料入此
DQ17
团委
学生社团材料入此
行政类
XZ11
综合
教职工代表大会和院、系、部等综合材料入此
XZ12
人事
师资培训材料入此
XZ13
监察审计
 
XZ14
武装保卫
 
XZ15
后勤
 
XZ16
档案、图书
 
教学类
JX11
综合
学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此
JX12
学科与实验室建设、专业设置
 
JX13
招生
 
JX14
学籍管理
学生奖惩材料入此
JX15
课堂教学与实践教学
 
JX16
学位
 
JX17
毕业生
毕业生信息反馈工作入此
JX18
教材
 
科研类
KY11
综合
科研经费管理、学术活动材料入此
KY[12]
按学科、专业或项目设置类目
 
产品类
CP11
综合
 
CP[12]
按产品种类或项目设置类目
 
基建类
JJ11
综合
 
JJ[12]
按单项工程设置类目
 
设备类
SB11
综合
 
SB[12]
按设备种类或型号设置类目
 
出版类
CB11
综合
 
CB12
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