中国石油大学（北京）关于印发
《科研经费报销管理办法（修订）》的通知
校属各部门、单位：
经学校2022年第3次校长办公会研究通过，现将《科研经费报销管理办法（修订）》印发给你们，请遵照执行。
中国石油大学（北京）
2022年3月25日
科研经费报销管理办法（修订）
第一章 总则
第一条 为进一步规范学校科研经费管理，深入贯彻落实科研经费“放管服”政策，根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）、《中共教育部党组关于抓好赋予科研管理更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》（教党函〔2019〕37号）、《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》（国办发〔2021〕32号）等文件精神，依照学校科研经费管理办法等文件规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校所有科研经费。财政科研经费应执行国家相关经费管理办法，预算制项目经费严格按照项目主管部门批复的预算内容和开支范围规范使用科研经费；包干制项目经费由项目负责人自主决定使用，严格按照开支范围规范使用科研经费。非财政科研经费实行合同管理，按照项目合同书中约定的经费使用用途、范围和开支标准使用，执行国家和学校相关经费管理办法。
第三条 经费报销实行项目负责制，项目负责人为经费使用的直接责任人，对经费使用的真实性、合理性、合规性及相关性负责。
第二章 报销票据要求
第四条 报销取得的票据应合法合规。国家税务机关或者财政机关统一监制的纸质票据应按要求加盖发票专用章或财务印章。
第五条 原始票据要素应填写齐全，如：开票日期、商品内容、数量、单价、金额大小写等。票据上的付款单位名称应完整填写“中国石油大学（北京）”。如票面未注明具体品名、单价、数量的，应附机打小票或加盖开票单位印章的明细清单。
第六条 原始票据不得涂改、挖补。如原始票据有错误，应当退回票据开出单位重新开具。
第七条 原始票据遗失的，须由开票单位出具票据存根联的复印件并加盖开票单位发票专用章或财务专用章，经办人应书面说明情况，由项目负责人审批同意，参照电子发票要求报销。
第八条 业务经办人取得发票后,可到国家税务总局全国增值税发票查验平台对发票做真伪查询,财务处对报销时发现的假发票一律不予报销。相关审计风险和经济责任由项目负责人自行承担。
第九条 同一天同一商家采购同类物品开具若干发票的，无论是否连号均视为同一张发票管理；同一商家采购同类物品开具连号发票的，无论是否同一天均视为同一张发票管理。
第十条 预付款性质的充值类发票不予报销，如预存电话费、交通充值、电商平台优惠会员费等。应由个人和家庭承担的费用不予报销。
第十一条 当年的票据原则上应当年及时报销，确有未能按时报销的票据原则上应于次年4月30日前报销完毕。
第三章 支付结算要求
第十二条 财政科研经费支出应按要求使用公务卡或者通过银行汇款进行结算,不符合公务卡办理条件的外聘人员及学生支付时可提供其他支付凭条。因特殊原因未按规定使用公务卡结算的，经办人应书面说明，由项目经费负责人签字同意。
不属于公务卡结算范围的，单张或连号票据金额超过1000元（含），应办理转账汇款或银行卡结算，银行卡结算报销时须提供支付记录。
第十三条 3万元（含3万元）以上的科研支出（外协费除外）须履行大额支出审批程序，按照支出金额填写《科研经费大额支出审批表》。同一收款单位、同一业务应按照金额大小进行审批，禁止规避审批程序将支出拆分。审批权限分级如下：
（一）单笔业务支出在3万元（含3万元）以上的,经项目负责人审查后，由学院主管科研领导审批；
（二）单笔业务支出在6万元（含6万元）以上的,学院主管科研领导审批后由学院院长审批；
除设备费、劳务费外，金额在6万元以上的单笔业务支出还应经科学技术处分管领导审批。
涉及会议费、国际合作与交流费的3万元以上大额支出，可在会议审批、出国审批表中履行大额审批程序。
第十四条 资金支付应遵守《资金支付审批管理办法》的规定，履行签批程序。
第十五条 以外币形式支付的费用报销时，应用中文标注币种、金额、内容，并提供换汇或支付凭据,以支付当日中国银行外币兑换人民币现汇卖出价结算。国际差旅费按回国当月1日中国银行外币兑换人民币现汇卖出价结算。
第十六条 在车队、印刷厂等内部结算单位发生的相关费用，应附结算单位的明细单据，经项目负责人签字同意，进行校内经费转账结算。
支付给校内实验室的各类费用，划转时应附科学技术处出具的《校内分析测试费转账认证单》。通过学校化学品管理平台统一购买的化学品，划转时应附实验室安全管理办公室出具的《化学品采购清单》。
学校收取的科研用房占用费等，划转时应附国有资产管理处出具的收费单据。
第四章 报销手续要求
第十七条 科研经费报销应在综合财务信息平台提交报销单，报销电子发票需按顺序录入发票代码及发票号码，特殊情况在备注中说明。
第十八条 每笔经济业务报销时应由项目负责人审批，票据正面空白处由经办人签字。
第十九条 报销票据应统一按照长方向平铺粘贴于A4 纸上，左侧留出2cm装订线空白处，每张票据之间不得有任何重叠。
第二十条 差旅费支出应遵守《国内差旅费管理办法（修订）》。报销应附差旅审批手续材料。机票应在政府采购机票管理网站、具有政府采购资质的航空公司直销机构、机票销售代理机构购买，报销时提供“航空运输电子客票行程单”或代理机构开具的发票及订单。因差旅产生的住宿、补助及其他相关费用，应与差旅费一并报销。
出差期间发生的会议、培训等费用，报销须附会议或培训通知。会议由第三方公司承办的，应在会议通知中体现，发票开出单位印章应与会议通知中一致。
自驾出差产生的汽油费、充电费、过路过桥费等应同差旅费一并报销。
第二十一条 会议费支出应遵守《中国石油大学（北京）会议费管理办法（暂行）》。报销应附会议审批、会议通知、人员名单或者签到表、预算表、决算表。如我校与其他单位共同举办会议，承担费用应有相关文件或通知，报销时应列明承担费用的明细。
第二十二条 因公出国支出应遵守《中国石油大学（北京）因公出国经费管理办法（修订）》。报销应附任务批件、出票告知单、护照首页、签证页及进出境记录页复印件或电子出入境记录打印件。
外国专家来华相关费用报销应附《外宾接待备案表》或《短期外国专家聘请备案表》。
第二十三条 非财政科研项目发生的科研业务接待支出应遵守《非财政科研项目科研业务接待管理办法（试行）》。接待自助用餐标准为人均不得超过100元/人次，接待宴请用餐标准为人均不得超过200元/人（含饮料）。费用2500元以下且用餐人数不超过12人（含），由项目负责人签字审批；费用超过2500元（含）或用餐人数超过12人，由主管科研的学院（研究院）领导签字审批。报销应附《科研业务接待清单》。
财政科研项目不得列支业务接待支出。
第二十四条 在北京市内乘坐公共交通工具、出租车及其他交通工具产生的市内交通费、汽油费、充电费等据实报销。网络约车费用报销应附行程单明细，连号的出租车票不予报销。
第二十五条 购买货物、工程和服务，金额3万元-5万元应附协议；5万元以上根据学校《采购管理办法》要求，应签订合同, 除外协费外付款时应附合同。合同金额达到招标规定的，需提供招标手续资料。
第二十六条 资产类支出报销应附请购、验收手续,进口设备应附代理公司付款通知单、结算通知单等相关材料。
第二十七条 化学药品、气体、气瓶通过化学品管理平台统一采购，报销应附《化学品采购清单》。自购清单应由国有资产管理处盖章确认。
已达到固定资产价值标准的易耗品、材料，由国有资产管理处认定是否按照固定资产管理，报销应附国有资产管理处的认定结果。
第二十八条 因科研需要租车、异地差旅租房的，须经过学院主管科研院领导审批，附协议或合同;租用校外实验室应附《校外实验室租赁审批表》。租用实验室产生的水电费报销应附租房合同。
第二十九条 校外测试费报销应附测试明细，3万元（含3万元）以上的应附科学技术处开具的《科研经费外拨单》。
外协费用报销时应附《科研经费外拨单》和发票，财政科研项目合作单位可以是收据。
第三十条 电商平台或其他网络订购产生的异地发票，报销应附送货单或订单截图等。
第三十一条 文章发表只报销论文版面费和审稿费，报销时应附录用通知。
专利申请相关费用报销应附《专利费用报销单》、收费通知单。申请专利委托的知识产权代理公司，应是科学技术处通过遴选指定的公司。专利年费报销应附收费通知单。财政科研经费不得报销专利年费。
第三十二条 项目研究过程中发生必要的工作通讯费，如项目组固定办公电话费、项目组成员实名制移动电话费，根据已实际发生的费用，凭发票据实报销。
第三十三条 与科研相关的社会学术团体、国际组织的会员费据实报销。
第三十四条 劳务费发放应登录综合财务信息平台按人员类别分类填报劳酬发放表，发放应附领取表及《劳务费发放申请表》，申请表内容包括人员信息、发放事由、发放标准等。其中论文评审费领取表应加盖学院公章；科研成果鉴定评审费应附鉴定意见；外籍人员劳务费应附《短期外国专家聘请备案表》、护照首页复印件。
劳务费原则上发放到本人银行卡中（外籍专家无卡的情况除外），由学校依法代扣代缴个人所得税。严禁通过虚列、伪造劳务费发放名单等方式套取经费。学校正式工作人员劳务费发放前应经人事处审核同意后，发放至个人工资卡中。
第三十五条 科研项目绩效及奖励发放须经学院、科学技术处和人事处审批。
科研项目绩效发放应附《科研项目绩效发放申请表》；科研项目结题结转奖励及科技成果转化奖励发放应附《科研经费结转认证单》及《科研项目结题结转审批表》。
第三十六条 专家咨询费发放应遵守科研项目专家咨询费发放管理办法。不得发放给参与项目研究及其管理的相关人员，报销应附专家咨询费发放表。
以会议、现场访谈或者勘察形式咨询的，应附专家意见（或会议相关资料）和专家组名单、专家咨询费签领表等材料。
第六章 附则
第三十七条 对于违反本办法的经济行为，严格按照《违反财务报销及财经纪律的处理规定（暂行）》（中石大京审〔2015〕7号）有关规定处理。
第三十八条 本办法自发布之日起执行。原《中国石油大学（北京）学院（部）、研究院科研经费管理细则（试行）》（中石大京财〔2013〕29号）、《中国石油大学（北京）关于调整取消部分科研经费大额支出分级联合审批的通知》（中石大京财〔2017〕25号）、《科研经费报销管理规定》（中石大京财〔2018〕17号）同时作废。学校其他部门修订相关文件，按照新文件执行。
第三十九条 本办法由财务处负责解释。
附件：1.中国石油大学（北京）科研经费大额支出审批表
2.中国石油大学（北京）劳务费发放申请表
