各院（系）、部、处（室）、中心、校属总公司：
2010年是学校改革发展取得重要成绩的一年，各单位档案归档工作也要紧紧围绕学校各项中心工作，以为教学、科研服务为宗旨,以提高工作和服务质量为重点, 认真做好各类档案的收集、整理和立卷工作。为了做好2010年度档案归档工作，现将有关要求通知如下：
一、归档要求：
1、各部门档案员要切实履行自己的工作职责，负责本部门归档材料的收集、整理工作，保证归档文件材料收集完整齐全，并按时于次学年6月底前移交学校档案室，任何单位和个人不得据为己有。
2、立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。凡不符合归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范，因不得已使用压感纸、传真纸打印的文件等必须进行复制。
3、归档材料必须完整，档案员在整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。
4、档案员将2010年形成的、按年度归档的文件材料进行分类整理，按要求将数据录入档案管理系统（南大之星），经档案室检查合格后再将纸质案卷移交学校综合档案室。2010年度以前未归档的档案，按要求分年度整理好一并归档。
5、移交归档时请同时提交卷内备考表（一卷一份）、卷内目录（一份）、案卷移交目录（两份），由交接双方签字盖章后各自存查。凡文件材料不完整、不符合规档要求者，将限期改正后归档。
6、涉密与非密文件的移交清单分开填写，其中涉密归档材料的交接目录请用涉密机打印或将空白交接目录打印出来手填送交档案馆。
二、归档时间：
根据《高等学校档案管理办法》规定，高校档案材料归档时间为：
1、学校各部门应当在次学年6月底前归档；
2、各院系等应当在次学年寒假前归档，教学档案以教学年度为周期随时归档；
3、科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；
4、基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
TOP
